ПРЕСС-ЦЕНТР

Статьи

Какими документами сотрудник должен подтвердить срок командировки, в которую отправился на своей машине / Комментарий к письму Минфина РФ от 20.04.15 № 03-03-06/22368

Бывает, что работники ездят по делам компании на личных автомобилях. Тогда фактический срок командировки нужно указать в служебной записке, которую они должны представить, вернувшись из поездки. К авансовому отчету также надо приложить документы, которые подтверждают использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно.

 

Как определить срок командировки

Фактический срок командировки работодатель определяет по проездным документам, которые представляет сотрудник, вернувшись из служебной поездки. Это закреплено в пункте 7 Правил об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749. Но если работник ездил в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), проездные документы отсутствуют. Какие бумаги подтвердят срок поездки?

 

Какие документы понадобятся 

Минфин России указал, что срок пребывания в командировке работник должен указать в служебной записке, которую надо приложить к авансовому отчету.

Однако, по мнению финансового ведомства, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Поэтому одной лишь записки для учета командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет недостаточно.

Финансисты рекомендуют прикладывать к служебной записке оправдательные документы, которые подтверждают использование транспорта работника для проезда к месту командирования и обратно, а именно:

- путевой лист;
- счета на оплату гостиничных услуг, питания и пр.;
- квитанции;
- кассовые чеки, в том числе АЗС, расположенные по пути следования автотранспорта, и др.

Данный перечень не является исчерпывающим (ст. 252 НК РФ), поэтому срок фактического нахождения работника в командировке также можно подтвердить:

- приказом о направлении сотрудника в командировку с указанием того, что для поездки он использует личный транспорт;
- протоколами административных правонарушений и постановлениями о наложении штрафов за нарушения ПДД в пути следования до места командировки и обратно;
- командировочным удостоверением (несмотря на то что с 8 января 2015 года этот документ не нужно оформлять, по желанию работодателя его можно использовать).

Если компания соберет все указанные документы, она без труда сможет подтвердить факт служебной командировки работника. И не только. С помощью этих бумаг можно подтвердить то, что для проезда в командировку работник использовал свой личный транспорт, а следовательно, легко обосновать расходы сотрудника, связанные с такой поездкой.

Вернуться к списку
РАСПЕЧАТАТЬ