ПРЕСС-ЦЕНТР

Статьи

Представительские расходы: объем документов сокращен

Источник публикации: «Учет в строительстве», 2014, № 6

Финансовое ведомство разъяснило порядок документального подтверждения представительских расходов для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-Р3/16288). Рекомендации благоприятны для налогоплательщика.

 

Позиция Минфина России

По мнению финансистов, подтвердить обоснованность представительских расходов может, в частности, соответствующий отчет с приложением первичных документов, утвержденный руководителем организации. К такому выводу они пришли на основании следующего.

Статьей Налогового кодекса РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются любые обоснованные расходы (за исключением расходов, указанных в ст. 270 того же кодекса), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих представительские расходы, не предусмотрено. Поэтому для их подтверждения могут служить любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере понесенных затрат.

То есть, согласно письмо Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-Р3/16288, для документального подтверждения представительских расходов достаточно отчета, утвержденного руководителем организации, и первичных документов к нему.

Сообщение сделано во исполнение пункта 10 раздела IV плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р, в части сокращения количества документов, подтверждающих представительские расходы.

 

Возможные последствия

Вместе с тем представляется, что только лишь указанных документов может оказаться недостаточно. Приведенный порядок содержит риски предъявления налоговыми органами соответствующих претензий к строительной компании.

При этом считаем, что ссылка финансового ведомства на план мероприятий «Совершенствование налогового администрирования» является не достаточно корректной с точки зрения налогового права.

Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 1 Налогового кодекса РФ законодательство РФ о налогах и сборах состоит из настоящего кодекса и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах и сборах. Иначе говоря, положения таких документов, как план мероприятий, не относятся к нормам законодательства о налогах и сборах. В связи с чем применению для регулирования налоговых отношений, в том числе, вопроса о документальном подтверждении представительских расходов, они не подлежат.

Кроме того, из смысла пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ следует, что документы, которыми оформляется та или иная операция, должны не только подтверждать факт осуществления расхода, но и указывать на его характер, раскрывать его экономическое содержание, свидетельствующее об обоснованности расхода.

 

Рекомендации

В этой связи считаем, что представительские затраты подлежат включению в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, при наличии у строительной компании следующей совокупности документов:

- приказа (распоряжения) руководителя организации об осуществлении расходов;

- сметы представительских расходов;

- отчета о представительских расходах;

- первичных документов, подтверждающих осуществление расходов.

Приказ руководителя об осуществлении представительских расходов может быть двух видов: общий (закрепляющий общие условия осуществления представительских расходов, принимаемый, как правило, на длительный срок) и разовый (принимаемый для проведения конкретных представительских мероприятий).

Некоторые специалисты рекомендуют прописать общие принципы и условия несения представительских затрат в учетной политике предприятия для целей налогообложения.

В смете (калькуляции) представительских расходов необходимо указать:

- цель представительских мероприятий;

- дату и место проведения мероприятий;

- программу;

- состав приглашенной делегации;

- участников принимающей стороны;

- величину расходов.

Отражение этих сведений в смете, позволит, по мнению автора, доказать обоснованность расходов наряду с отчетом, составленным после проведения мероприятий.

Сумма затрат, включенных в отчет, подтверждается первичными учетными документами (товарными и кассовыми чеками, накладными, актами об оказании услуг, счетами-заказами и т. д.).

Такое оформление дает возможность учесть затраты на представительские нужды с соблюдением принципов обоснованности и документального подтверждения расходов. Правомерность данного подхода подтверждается судебной практикой (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 ноября 2013 г. № А33-19185/2012; ФАС Московского округа от 4 августа 2010 г. № КА-А40/6672-10).

Поэтому считаем, что безопаснее руководствоваться позицией Минфина России, выраженной в письме от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807, которая согласуется с нормами налогового законодательства.

 

Порядок учета

Не следует забывать, что учет представительских расходов регламентирован. И, кроме, того, что затраты на эти цели являются нормируемыми.

Представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества относятся к прочим расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Они принимаются в порядке, установленном в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса.

К представительским относятся расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества. А также - участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании, независимо от места проведения указанных мероприятий;

В состав представительских расходов включаются, в частности, затраты:

- на проведение официального завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц;

- на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;

- на буфетное обслуживание во время переговоров;

- на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Иные (не перечисленные) расходы, например, оплата проезда железнодорожным или авиатранспортом делегаций до места проведения переговоров, оплата их проживания во время проведения переговоров и другие аналогичные расходы представительскими не являются. Такой вывод подтверждается судебной практикой (постановление ФАС Московского округа от 23 мая 2011 г. № КА-А40/4584-11).

Но они могут быть учтены в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (см. постановления ФАС Московского округа № КА-А40/4584-11; ФАС Уральского округа от 8 ноября 2005 г. № Ф09-4994/05-С7).

А вот затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам отнести нельзя.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем четырех процентов от расходов компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Вернуться к списку
РАСПЕЧАТАТЬ