ПРЕСС-ЦЕНТР

Статьи

Установлен срок хранения документов об определении амортизации основных средств

Источник публикации: "Документы и Комментарии", 2011, № 13

Законодательство устанавливает разные сроки хранения документов организации. Первичные учетные документы, подтверждающие осуществление расходов в виде амортизационных начислений, как и большинство бухгалтерских и налоговых документов, необходимо хранить четыре года. Минфин России считает, что этот срок следует исчисляить с момента завершения начисления амортизации.

 

Разные мнения

В комментируемом письме Минфин России пришел к выводу, что четырехлетний срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости объектов основных средств, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

По нашему мнению, вывод финансового ведомства весьма неоднозначен по следующим основаниям.

В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщи4к обязан в течении четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Анализ данной нормы позволяет говорить, что по общему правилу налогоплательщик должен хранить документы в течении четырех лет с даты отражения (соответственно в налоговом учете) хозяйственной операции на основании этих документов.

Как правильно указал Минфин России в комментируемом письме, специальный порядок хранения установлен пунктом 4 статьи 283 НК РФ для документов, подтверждающих объем понесенного убытка. Такие документы необходимо сохранять в течении всего срока, пока налогоплательщик уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

В отношении документов на приобретение объектов амортизируемого имущества (основных средств), подтверждающих формирование первоначальной стоимости объектов, подобного специального срока хранения Налоговый кодекс не устанавливает. Следовательно, для них должен применяться общий срок хранения документов, исчисляемый также в общем порядке.

Иначе говоря, налогоплательщик обязан хранить документы на приобретение объектов основных средств в течении четырех лет с даты принятия их к налоговому учету (включения в определенную амортизационную группу и установления срока их полезного использования (ст.258 НК РФ)).

Аналогичный подход к определению срока хранения документов на приобретение основных средств был изложен в постановлении ФАС Московского округа от 11.03.09 № КА-А40/1255-09.

 

Особенности бухучета

В нормативных актах по бухгалтерскому учету основных средств содержаться свои требования к хранению документов.

Согласно статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течении сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Данной нормой также определен общий срок хранения документов для целей бухгалтерского учета, который превышает аналогичный срок, предусмотренный налоговым законодательством, на один год. Вместе с тем в отличие от норм главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ нормативные акты по бухгалтерскому учету устанавливают специальный срок хранения отдельных первичных учетных документов по учету основных средств.

Так, в пункте 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств (утв. Приказом Минфина России от 13.10.03 № 91н) сказано, что учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием инвентарных карточек учета основных средств (далее – Методические указания). Унифицированная форма первичной учетной документации по учету основных средств № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств» (утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7) открывается на каждый инвентарный день.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке применительно к Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.02 №1).

В соответствии с пунктом 80 Методических указаний инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, назначаемого руководителем организации исходя из правил организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

По мнению Минфина России, такие правила утверждены приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558 «Об отверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Согласно ему, документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно.

Однако данный порядок хранения предусмотрен для документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ. А к ним относятся документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, прошедшие специальную экспертизу (ст.6 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Документы, находящиеся в частной собственности организаций, включаются в состав Архивного фонда РФ по инициативе собственника и после проведения экспертизы их ценности.

 

Выводы

По нашему мнению, инвентарная карточка – единственный документ, который организация-налогоплательщик обязана хранить в течении всего срока использования объекта основных средств, а после выбытия объекта основных средств не менее пяти лет. Обязанность хранить иные документы по учету основных средств в течение указанного срока не установлена.

Именно инвентарная карточка является документом, предусмотренным законодательством Российской Федерации, который подтверждает расходы в виде амортизационных отчислений, определенных пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Вместе с тем, учитывая наличие различных подходов к исчислению сроков хранения документов на приобретение основных средств, хранение налогоплательщиком таких документов в течение всего срока эксплуатации основных средств поможет избежать предъявления необоснованных претензий со стороны налоговых органов.

Необходимо также помнить, что Налоговый кодекс позволяет проверять в рамках выездной налоговой проверки период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о ее проведении (п.4 ст.89 НК РФ).

Вернуться к списку
РАСПЕЧАТАТЬ