ПРЕСС-ЦЕНТР

Статьи

Учет представительских расходов

Источник публикации: "Российский налоговый курьер", 2003, № 4.

Вступление в силу Главы 25 "Налог на прибыль" несколько изменил порядок отнесения на расходы предприятия представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения. Рассмотрим их подробнее.

Порядок отнесения на расходы организации представительских расходов при исчислении налога на прибыль установлен п.22 ст.264 Налогового кодекса РФ. Данные расходы организации согласно указанной статье квалифицируются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

В соответствии с указанным пунктом ст.264 Налогового кодекса РФ к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Анализ указанных нормативных положений позволяет выделить несколько основных признаков, квалифицирующих определенные расходы организации как представительские:

  • данные расходы должны быть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);
  • данные лица должны прибыть для ведения переговоров (участи в заседания руководящего органа налогоплательщика);
  • цель данных переговоров - установление и поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора и пр.) либо решение определенных вопросов организации;
  • представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного органа налогоплательщика).

К представительским расходам, частности, относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Иные (не перечисленные) расходы, например, оплата проезда ж/д или авиатранспортом делегаций до места проведения переговоров, оплата их проживания во время проведения переговоров и другие аналогичные расходы, по нашему мнению не будут являться представительскими для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, и, соответственно, данные расходы не должны учитываться при налогообложении прибыли.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Порядок отнесения на расходы представительских расходов должен осуществляться с соблюдением указанных нормативов, а также с учетом общих принципов отнесения расходов на уменьшение налогооблагаемой прибыли, установленных Главой 25 Налогового кодекса РФ.

Так в соответствии со ст.252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

По мнению МНС РФ, изложенном в Методических рекомендациях по применению Главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса РФ, утв. Приказом МНС РФ от 26.02.2002 г. № БГ- 3- 02/98, под экономически оправданными (обоснованными) затратами следует понимать затраты (расходы), обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.

По нашему мнению, представительские расходы, понесенные организацией на указанные выше цели, будет являться обоснованными и должны учитываться при налогообложении прибыли.

При этом необходимо также учитывать, что представительские расходы подлежат включению в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли только при документальном их подтверждении. Документальное подтверждение расходов означает их подтверждение первичными документами.

Для правомерного отнесения представительских расходов на расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, по нашему мнению, обязательно необходимы:

  • наличие приказа руководителя предприятия об осуществлении расходов на указанные цели;
  • сметы представительских расходов;
  • первичные документы (в случае приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций, например, организаций общественного питания и пр.).
  • акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем предприятия с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

Приказ руководителя об осуществлении представительских расходов может быть двух видов: общий, то есть закрепляющий общие условия осуществления представительских расходов, принимаемый, как правило, на длительный срок, и разовый, то есть принимаемый руководителем предприятия непосредственно для проведения представительских мероприятий. Некоторые специалисты рекомендуют закрепить общие принципы и условия несения представительских расходов в учетной политике предприятия для целей налогообложения.

Что касается сметы представительских расходов, которая составляется конкретно под какие-либо представительские мероприятия, то в данном документе необходимо отразить:

  • цель представительских мероприятий;
  • дата и место представительских мероприятий;
  • программа мероприятий;
  • состав приглашенной делегации;
  • участники принимающей стороны;
  • величина расходов на представительские цели.

Отражение указанных пунктов в смете, позволит, по нашему мнению, подтвердить обоснованность данных расходов и, кроме того, будет также являться документом, подтверждающим фактическое осуществление указанных расходов. При этом, как указывалось выше, все расходы, указанные в смете также должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (выполненных услуг) и т.д.) а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

В случае использования в представительских целях собственной продукции или товаров, приобретенных для осуществления производственной деятельности, например, торговой, передача на представительские цели указанного имущества должна осуществляться на основании соответствующих актов с указанием видов и стоимости передаваемых товаров с приложением первичных документов (например, товарно-транспортной накладной, требованием-накладной и пр.). При этом необходимо учитывать, что в случае самостоятельной переработки товаров, направленных на представительские цели, например приготовление каких-либо блюд собственными силами (буфетом, столовой), данные расходы должны также подтверждаться соответствующей калькуляцией расходов на данные цели с отражением данной статьи расходов в составе сметы на представительские расходы.

В случае осуществления представительских расходов путем заключения договора со сторонней организацией, например, с предприятием общественного питания, документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет являться договор с указанной организацией, акт выполнения работ (услуг), счет- заказ, счет-фактура.

В случае привлечения сторонних организаций или переводчиков, не состоящих в штате организации, данные расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

После осуществления представительских расходов также должен составляться акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем предприятия с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

По нашему мнению, оформление представительских расходов указанным выше образом позволит учесть их при налогообложении прибыли с соблюдением принципов обоснованности и документального подтверждения расходов для целей исчисления прибыли.

Как указывалось выше, осуществление представительских расходов может производиться различными способами, в частности:

  • посредством заключения договора с предприятием общественного питания;
  • посредством приобретения товаров, предназначенных для представительских целей подотчетным лицом;
  • посредством направления на представительские цели товаров, приобретенных для производственной деятельности, в частности, торговой.

Во всех указанных случаях порядок учета будет различным, поэтому рассмотрим их раздельно.

Осуществление представительских расходов путем заключения договора с предприятием общественного питания.

Д-т 44 "Расходы на продажу" - К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму произведенных расходов, согласно акту об осуществлении представительских расходов на основании договора с предприятием общественного питания, акта выполненных работ с приложением соответствующего счета-заказа.

Д-т 19 "НДС по приобретенным ценностям" - К -т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму налога на добавленную стоимость согласно счету- фактуре предприятия общественного питания.

Д- т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - К-т 51 "Расчетный счет" - на сумму оплаты предприятию общественного питания.

Д-т 68 "Расчеты по налогам и сборам" - К-т 19 "НДС по приобретенным ценностям" - вычет налога на добавленную стоимость на основании п.7 ст.171 Налогового кодекса РФ (для целей налогообложения - в пределах нормативов затрат, установленным п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ).

Осуществление представительских расходов посредством приобретения товаров, предназначенных для представительских целей подотчетным лицом.

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - К-т 50 "Касса" - выдача денежных средств подотчетному лицу на осуществление представительских расходов.

Д-т 10 "Материалы" - К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - принятие к учету приобретенных подотчетным лицом в целях осуществления представительских расходов материальных ценностей согласно авансовому отчету подотчетного лица.

Д-т 44 "Расходы на продажу" - К-т 10 "Материалы" - отражение произведенных представительских расходов согласно акту об осуществлении представительских расходов с приложением требования-накладной.

Указанные выше бухгалтерские проводки делаются в том случае, если кроме чека и товарного чека подотчетным лицом не представлены иные документы. Однако в некоторых случаях, подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, продавцом могут выдаваться и другие документы, например, счет-фактура. В данном случае отражение операций в бухгалтерском учете будет отличаться, а именно:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - К-т 50 "Касса" - выдача денежных средств подотчетному лицу на осуществление представительских расходов.

Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - оплата материальных ценностей, приобретенных для представительских целей.

Д-т 10 "Материалы" - К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - принятие к учету приобретенных подотчетным лицом в целях осуществления представительских расходов материальных ценностей согласно авансовому отчету подотчетного лица.

Д-т 19 "НДС по приобретенным ценностям" - К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - налог на добавленную стоимость, согласно счету-фактуре поставщика.

Д-т 68 "Расчеты с бюджетом" - К -т 19 "НДС по приобретенным ценностям" - вычет налога на добавленную стоимость на основании п.7 ст.171 Налогового кодекса РФ (для целей налогообложения в пределах нормативов затрат, установленных п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ).

Д-т 44 "Расходы на продажу" - К-т 10 "Материалы" - отражение произведенных представительских расходов согласно акту об осуществлении представительских расходов с приложением требования- накладной.

Осуществление представительских расходов посредством направления на представительские цели товаров, приобретенных для производственной деятельности, в частности, торговой.

Д-т 44 "Расходы на продажу" - К-т 10 (41) "Материалы" ("Товары") - отражение произведенных представительских расходов согласно акту об осуществлении представительских расходов с приложением требования- накладной.

Вернуться к списку
РАСПЕЧАТАТЬ